普段、Webコンサルティング営業として、企業のWeb担当者の方にお会いする機会が多くあります。
そこで伺うお悩みとしてよくあるのが、自社のWebサイトをリニューアルする話が社内で挙がり、よりによってWebに全く明るくない自分が担当者になってしまった。
色んな制作会社に対して見積や提案の依頼をしたいが、そもそも何から手をつけたらいいかわからない！ というものです。
今回はそんなWeb担当者の方向けに、Webサイトリニューアルにあたっての見積や提案の依頼をスムーズにすすめるために決めるべきこと、知っておくべきことを事例とあわせてまとめてみました。
目次
１）Webサイトリニューアルの見積や提案を依頼したい！ そんなときはまずRFP（提案依頼書）を作ろう
・RFP（提案依頼書）とは
・RFP（提案依頼書）作成のメリット
・RFP（提案依頼書）を作成する際に意識するべき10の項目
２）まとめ
１）Webサイトリニューアルの見積や提案を依頼したい！ そんなときはまずRFP（提案依頼書）を作ろう
「見た目が古く感じるから」
「なんとなく使い勝手が悪いから」
「他の会社もやっているから」
などの直感的な理由から、社内で急遽Webサイトリニューアルの担当を命じられた方も多いのではないでしょうか。
もちろん、そういった理由でプロジェクトが始まること自体は悪いことではありません。
ここで大事なのは、最初に挙がった直感的な理由をそのままWebサイトリニューアルの目的やゴールとして落とし込んでしまわないことです。
直感的な理由だけではなく、明確な目的やゴールを先に設定しておくことで、それを実現するためにはどんなデザインや機能が必要かなど、細かな部分の決定がスムーズに進むからです。
「企業イメージを高める」「問い合わせを獲得する」といった目的やゴールが明確な、いわゆる「いいWebサイト」を構築するためには、自社のことをよく理解した上で、それをどのように伝えていくか具体的な方向性を定める必要があります。
ただ、具体的な方向性について、依頼のたびに都度口頭で伝えていては担当者の手間も増えますし、何より関わる人数が増えることで認識の齟齬が生まれる可能もあります。
そこで活用できるのがRFP（提案依頼書）です。
・RFP（提案依頼書）とは
RFP（提案依頼書、Request For Proposalの略）とは、Webサイトリニューアルの見積や提案をどこかに依頼する際、依頼先に向けて具体的な目的や要件などを伝えるために、必要な情報をまとめた資料のことです。
Webサイトリニューアルを制作会社に依頼する場合、自分たちの想定通りのものを作ってもらうためにはこちらの目的や要件を明確にしておくことが必要不可欠となります。
・RFP（提案依頼書）作成のメリット
前述したようにRFPによって見積や提案の依頼をスムーズに進められるのですが、具体的には下記のようなメリットがあります。
1.社内の意志統一、意見集約
Webサイトリニューアルにあたって出てくる社内の色々な要望や意見をRFPの中に集約しておくことで、社内外に対して「こんなものを作ります」という意思表示を正確に行うことができます。
2.制作会社との認識の齟齬を防ぐ
口頭やメールの説明だけでは、情報の伝え忘れや制作会社の認識違いといったリスクは必ずどこかで発生します。
具体的な内容を前もってRFPで明示しておくことで、そういった認識の齟齬を防ぐことができます。
3.複数の業者への依頼する手間を削減
複数の制作会社に見積や提案の依頼をおこなう場合でも、RFPを送付するだけで要件を簡単に伝えることができます。
また、最近ではRFPを制作会社側から要求してくるようなケースも見受けられますので、作っておいて損をすることはありません。
次に、いざRFPを作るにあたってどんなことを意識し、どんな項目を設けていけばいいのでしょうか？ 詳しく説明していきます。
・RFP(提案依頼書)を作る際に意識するべき10の項目
RFPについて色々と説明しましたが、いざ作るとなるとどんな風にすればいいのかわからない、というのが正直なところではないでしょうか。
ここではRFPに必要な10個の項目と記載例を挙げますので、是非RFP作成の参考にしていただければと思います。
1.リニューアルの背景と目的
まずは、なぜ今回Webサイトのリニューアルが社内で決定したのか、またリニューアルにおいて何を実現したいかを背景や目的といった形で書き出していきましょう。
明確な背景や目的をはじめに明記しておくことで、制作会社の提案や見積もよりそこに沿った内容になってきます。
例：開設から長い期間が経ち、既にデザイン・仕様ともに古くなって現在のニーズと合致していない為、最新の環境に適応することでより多くの閲覧者を呼び込み、ひいては自社のイメージアップに有効なツールとするべく、今回のリニューアルを実施します。
2.現状の仕様
次に、現行Webサイトの詳しい仕様を記載しておきましょう。
いつ頃現行Webサイトを制作したか、現在のサーバやドメインの詳細、おおよその想定ページ数などを明記しておくといいでしょう。
3.課題
現行Webサイトを使用している上でここが使いにくい、といった社内で普段あがってきている問題点についてなるべく具体的に記載しておくことで、そこを補うような提案が出てくるようになります。
4.基本要件・要望
Webサイトのリニューアルを行なうにあたって最低限ここは満たしておいてほしいなどの要素を記載しておきましょう。
例：自社内で更新が可能な新着情報の実装、各商品の個別説明ページ、文字の大きさ変更機能の実装、など
5.目標
目的を達成するために、KGIやKPIといった定量的にはかることのできる目標を立てましょう。
※KGI（重要目標達成指標、Key Goal Indicatorの略）とは
企業などの組織において、個人や部門が達成すべき最終的な成果を定量的に表した指標。売上高や利益額のように具体的に定義できるものが選択されます。
※KPI（重要業績評価指標、Key Performance Indicator の略）とは
企業などの組織において、個人や部門の業績評価を定量的に評価するための指標。達成すべき目標に対し、どれだけの進捗がみられたかを明確にできる指標（中間目標）が選択される。これをもとに、日々の進捗把握や業務の改善などが行われます。
具体的には
KGI⇒Webサイトリニューアルをもとに、来年度の業績を〇〇%増やしたい。
KPI⇒そのために、アクセス・問い合わせ・会員登録・購⼊・ダウンロードを〇〇件増やしたい。
といった方向性になります。
6.構築範囲
複数のWebサイトをお持ちだと、どこからどこまでを構築範囲とするかを前もって記載しておくことで、見積や提案の精度がより高まります。
特に、多言語のWebサイトがある場合ですと、そちらについても範囲に含むかどうかを記載しておくといいでしょう。
例：〇〇株式会社のコーポレートサイト「http://www.〇〇〇.com/」の全ページ（英語ページ▲▲ページを含む）を対象とする。
7.選定基準
いざ見積や提案書が出揃った際に、最終的にどの制作会社に依頼するかの基準をある程度設けておくことで、より意図に沿った見積・提案となります。
例：提出された提案書が背景や目的と合致している、基本要件をすべて満たしている、見積書が想定予算内に収まっている、追加のコンテンツ提案が盛り込まれている、など
8.提出物
通常は見積書・提案書の2つを要求する場合がほとんどですが、社内に確認の上
具体的なサーバの機能を記載してある仕様書であったり、毎月必要な費用の見積が
別途必要そうであればそちらも追記しておくといいでしょう。
9.スケジュール
社内で想定している、おおよその今後のスケジュール感を提示しておくことで見積や提案の遅れを防いだり、各制作会社が引き受け可能かどうかを判断する基準になります。
例
XX年XX月：RFP各社配布、提案内容打ち合わせ
XX年XX月：提案・制作会社選定期間
XX年XX月：制作会社決定
XX年XX月～XX月：ホームページ制作期間
XX年XX月：公開、調整期間
10.予算
具体的な見積や提案をもらうにあたって、予算はとても大事な部分になりますので、こちらも忘れずに記載するようにしましょう。
例：トータルで税込300万以内。各社から提出された見積書を元に相見積を実施の上、社内で最終判断をする。
ここまでお伝えした内容をきちんとかためておけば、いざリニューアルの見積や提案を依頼する際にも、スムーズにいくのではないかと思います。
２）まとめ
やや駆け足での説明となりましたが、いかがでしたでしょうか？
いざWebサイトリニューアルの担当者になってしまったら何から手を付けたら迷いますが、まずは「Webサイトを通じて何を成し遂げるか」をしっかりと意識することが大事です。
ここの軸さえぶれなければ、RFPの作成もスムーズにおこなうことができ、その後の見積や提案の依頼がとても楽になります。
具体的に作りたいWebサイトがみえてきた、そんなときには弊社にご相談ください！
是非、Web担当者の皆様の想いをかたちにするお手伝いができればと思います。
Webサイトのリニューアルはもちろん、以降のサポートもしっかりとさせていただきます。
ご精読ありがとうございました！
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