システム開発やWebサイト構築の際によく耳にする「RFP」という言葉をご存知でしょうか。

RFPの意味は「Request for Proposal」の略で、日本語では「提案依頼書」と訳されます。

サイト制作の現場にて発注者がWEB制作会社に対して提出する書面で、発注要件が書かれています。具体的には、自社の現状の課題や、課題解決のためにシステムに搭載したい機能などが書かれています。

RFPはこのような情報をWEB制作会社に共有し、自社サイトのための最適な提案を引き出すための役割をもちます。

RFPサンプルのダウンロードはこちらから

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目次
1:RFPをつくる目的
2:RFP作成の事前準備
3:RFPに含まれる内容
4:RFPのサンプル
5:まとめ
6:豆知識
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1:RFPをつくる目的

実際にRFPが無くても提案は受けられますし、弊社にお問合せ頂く企業様でRFPを事前に共有頂くのは3割りほどが実情です。ただ、RFP作成には非常に重要な役割があります。

その役割というのが「共通の認識を持たせることにより、WEB制作会社からの提案の質・粒度を均一にすること」です。もちろん提案の中身は各社様々だと思いますが、大枠のスケジュール、予算、ゴール、機能は同じ提案が集まります。そのうえで比較するので、あとはコミュニケーションやデザインなど自社が重視したいポイントで選定することができます。

2:RFP作成の事前準備

①社内関係部門からのヒアリング

担当者とその他の関係者との間に認識のズレがある状態でRFPを作成してしまうと、制作後に大幅な修正が発生するケースがあります。細かいところまで認識のズレを修正しておくことが重要です。

②自社の現状整理を精緻に行う

会社全体の課題をなるべく数字で表現しましょう。
その課題に対しての理想の状態や今後の展望を踏まえ、現実と理想のギャップを明確にします。

③制作会社の選定基準

RFPを作成する段階で要望や予算は制作会社に伝え済みです。
その中で何を重要視して選定するのか予め基準を明確にしておくとブレずに判断できます。
(例:価格重視、コミュニケーション重視、コンテンツの企画重視など)

3:RFPに含まれる内容

サイト制作の場合、一般的には下記内容を記載すると良いです。

①プロジェクト概要
②会社概要
③ターゲット・競合情報
④現状の課題
⑤本プロジェクトのゴール
⑥機能要件
⑦提案に含んでいただきたいこと
⑧ドメイン・サーバ・SSL
⑨予算
⑩スケジュール
⑪プロジェクト全体スケジュール
⑫業者選定スケジュール
⑬提出物
⑭提出先と提出期限

4:RFPのサンプル

是非、サイト制作やリニューアルをご検討中の方は下記からダウンロードしてお使いください。
システム開発の場合もある程度応用してご使用頂ける内容になっています。

RFPサンプルのダウンロードはこちらから

 

各項目のポイントについて解説します。

①プロジェクト概要
プロジェクトの全体像を書きます。

②会社概要
基本的な会社情報を書きます。

③ターゲット・競合情報
どんな方がこのサイトをみるのか、新規と既存の割合はどうか、競合はどこかなどを書きます。

④現状の課題
定量と定性と共に書きましょう。

⑤本プロジェクトのゴール
達成したいKPIを明確に書きます。

⑥機能要件
WordPressをどこに入れたいか、どんな機能があれば理想かを書きます。

⑦提案に含んでいただきたいこと
要望をまとめて書きます。イメージの参考サイトを載せてもよいです。

⑧ドメイン・サーバ・SSL
現状のまま継続使用するのか、新しくしたいのか要望を書きます。

⑨予算
300-500万など幅をもたせても大丈夫です。

⑩スケジュール
公開希望月があれば書きます。

⑪プロジェクト全体スケジュール
コンペはいつで、その後どのようなスケジュールで業者選定をするのかなどプロジェクト全体のスケジュールを書きます。

⑫提出物
見積書・企画書・デザイン(ワイヤーフレーム)など要望を書きます。

⑬提出先と提出期限
提出先と期日は明確に記載しましょう。

5:まとめ

ここまで見てきたように、RFPはサイト制作にかかせないものです。
適切なRFPは「複数の制作会社の提案を適切に評価できるようになる」「サイトに求める内容が明確化され、目標がぶれなくなる」「後の契約トラブルを防ぐことができる」「現在の社内の課題の洗い出しにもなる」など、数多くのメリットがあります。
しかし、RFPを作成するとなると、専門的な部分が多い、作り方が分からない、難しそうといった声があることも否めません。そこで、下記に一般的なRFPのサンプルを用意しました。ダウンロードしてサイト制作(リニューアル)のRFP策定時にご活用ください。

RFPサンプルのダウンロードはこちらから

6:豆知識

似たような言葉でRFI「Request for Information」があります。これは作成する目的が違いますので整理します。簡単に説明すると、RFPが具体的に要件を定義した上で、精緻な提案をもらうための書類であるのに対して、RFIは基本的な情報を共有することにより、概算的な提案をもらうための書類です。

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