ある日、私たちのもとに「毎回の例会で出欠管理に追われて大変なんです」という相談が舞い込んできました。
相談をくださったのは、250名規模の会員を抱える社交団体様。
月に数回開催される例会の出席はFAXで提出。
また、ホテルでの会食付きのため、未回答者や欠員含め、当日何名が来るか分からないため、フードロスに直結し、ホテルからも請求額の値上げを交渉されていました。
「もっと効率的にできないだろうか？」
そんな課題を解決するため、私たちは顔認証技術を活用した出欠管理システムを開発しました。今回はその導入事例をご紹介します。
もし、あなたの団体でも同じような課題を抱えているなら、ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
- お客様が抱えていた3つの悩み
- 私たちが提案した解決策
- システムの仕組み（簡単に説明します）
- 実際の使い方（一連の流れ）
- 開発で特にこだわった3つのポイント
- 導入後、こんな変化がありました
- 導入までの流れ（約1〜2ヶ月）
- まとめ：あなたの団体でも、こんな変化が起こせます
お客様が抱えていた3つの悩み
初回のヒアリングで、担当者の方からこんな話を聞きました。
悩み1：事務局スタッフの負担が限界に
「毎回の例会後、紙の出欠カードを見ながらExcelに入力するんです。250名分ですよ？入力ミスも出るし、時間もかかる。しかも、退会した人や休会中の人の管理も全部Excelで…もう訳が分からなくなることもあって」
例会当日も大変です。受付で会員が列を作り、スタッフは出欠確認に追われる。「早く始めたいのに、受付だけで30分かかることもあるんです」とのこと。
悩み2：食材の無駄が毎回発生
「一番困っているのは、事前に何人来るか分からないことなんです」
例会では食事を提供するため、事前に人数を把握する必要があります。でも、従来の連絡方法では回答率が低く、未回答の人が多い。
「結局、多めに用意するしかなくて…余った食材は廃棄。足りなければ急いで追加注文。どちらにしてもコストがかかるんですよね」
年間で考えると、かなりの金額になっているそうです。
悩み3：会員も使いにくい
実は会員側にも不満がありました。
「出欠を伝えるのが面倒で、つい忘れちゃう」「自分が年間で何回出席したか分からない」という声が多かったそうです。
従来の連絡方法では、電話やFAX、メールなど手段もバラバラ。統一された仕組みがなかったことも問題でした。
私たちが提案した解決策
これらの課題を聞いて、私たちが提案したのが「事前出欠登録」と「顔認証受付」を組み合わせたシステムでした。
会員側：スマホでワンタップ、当日は顔をかざすだけ
会員の方々には、こんな体験を提供します。
例会前
スマートフォンやパソコンから専用サイトにアクセス。「参加する」「欠席する」のボタンをタップするだけ。所要時間は10秒程度です。
過去の出席履歴もカレンダー形式で見られるので、「あれ、先月は出たっけ？」なんて迷うこともありません。
例会当日
受付に置かれた端末に顔をかざすだけ。1〜2秒で本人確認が完了し、自動的に出席が記録されます。紙に記入する必要も、名前を伝える必要もありません。
事務局側：リアルタイムで把握、集計は自動
事務局の方々には、こんなメリットがあります。
例会前
管理画面を見れば、誰が参加予定で誰が欠席なのかリアルタイムで分かります。「明日の例会は100名参加予定だから、食事は100人分準備しよう」と正確に判断できます。
例会当日
受付での顔認証が完了すると、管理画面に即座に反映。「現在○○名出席」とリアルタイムで把握できます。
例会後
出席率の計算は自動。Excelでダウンロードもできるので、従来の報告書作成もスムーズです。
システムの仕組み（簡単に説明します）
技術的な話は難しく感じるかもしれませんが、仕組み自体はシンプルです。
システムは大きく3つのパーツで構成されています：
- 会員用の画面（スマートフォン・パソコンでアクセス）
- 管理用の画面（事務局スタッフが使用
- 顔認証用の端末（受付に設置）
これら3つが連携して動いています。
どうやって顔認証しているの？
「顔認証って何だか怖い…」と思われるかもしれません。でも、実は皆さんが毎日使っているスマートフォンのロック解除と同じ技術です。
今回は、AmazonのAWS Rekognitionという顔認証サービスを使っています。これは世界中の企業が使っている信頼性の高いサービスで、高い精度で本人確認ができます。
データは安全に保管されています
顔のデータを含む個人情報は、すべて暗号化して保存。誰でも見られるわけではなく、権限を持った人だけがアクセスできる仕組みになっています。
定期的にバックアップも取っているので、万が一のデータ消失にも備えています。
実際の使い方（一連の流れ）
では、実際にどう使うのか、具体的な流れを見ていきましょう。
【例会の1週間前】事務局が例会情報を登録
事務局の担当者が管理画面にログインし、次回の例会情報を登録します。
「12月15日（月）18時30分から、〇〇ホールで開催」といった基本情報を入力するだけ。所要時間は2〜3分です。
【例会の数日前】会員が出欠を登録
会員にはメールで「次回の例会の出欠をお知らせください」と通知が届きます。
スマートフォンでリンクをタップすると、専用画面が表示されます。「参加する」「欠席する」のボタンが大きく表示されているので、迷うことはありません。
ワンタップで完了。所要時間は10秒程度です。
【例会の前日】事務局が人数を確認
管理画面を見れば、現時点での参加予定者数が一目で分かります。
「明日は95名参加予定か。じゃあ食事は100人分用意しよう」
正確な人数が分かるので、無駄な発注を避けられます。
【例会当日】顔認証で受付完了
会場の受付に設置された端末の前に立ち、顔をかざします。
画面に「○○様、出席を確認しました」と表示されれば完了。所要時間は1〜2秒です。
列に並んで待つ必要もなく、紙に記入する手間もありません。スムーズに会場に入れます。
事務局の管理画面には、リアルタイムで「現在78名出席」といった情報が表示されます。
【例会後】自動で集計完了
例会が終われば、出席データは自動的に集計されています。
「今月の出席率は85%」といった報告書も、ボタン一つで作成可能。Excelでダウンロードして、従来の形式で保存することもできます。
開発で特にこだわった3つのポイント
システムを作るにあたって、私たちが特にこだわったポイントをご紹介します。
ポイント1：とにかくシンプルに
「従来のシステムは、機能は充実していたけど複雑すぎて使われなかった」
この反省を活かし、今回はシンプルさを最優先にしました。
会員画面で表示されるのは、「参加する」「欠席する」の2つのボタンだけ。余計な情報や入力項目は一切ありません。
「おじいちゃん、おばあちゃんでも迷わず使える」
これを目標に、画面設計を何度も見直しました。
結果、従来は30〜40%だった事前回答率が、70〜90%まで向上しました。
ポイント2：顔認証のスピードを追求
顔認証というと「時間がかかるのでは？」と思われがちです。
でも、受付で待たされたら意味がありません。そこで、認証スピードを徹底的に追求しました。
顔をかざしてから認証完了まで、わずか1〜2秒。従来の紙での受付よりも速いくらいです。
万が一、認証がうまくいかなかった場合の代替手段（手動での出席登録）も用意しているので、安心です。
ポイント3：今までのやり方も残せる
「いきなり全部デジタル化するのは不安」
そんな声にお応えし、Excel出力機能を実装しました。
これまでの報告書の形式をそのまま使えるので、「システムは変わったけど、報告書の作り方は変わらない」という安心感があります。
段階的にデジタル化を進められるのも、このシステムの強みです。
導入後、こんな変化がありました
システム導入から3ヶ月後、お客様からこんな声をいただきました。
事務局スタッフの声
「正直、最初は『本当に便利になるの？』と半信半疑でした。でも、使ってみて驚きました」
before（導入前）
例会後の手入力作業：2〜3時間
出席率の計算：1時間
当日の受付対応：スタッフ3名×1時間
after（導入後）
手入力作業：ゼロ
出席率の計算：自動（確認のみ5分）
当日の受付対応：端末設置のみ（ほぼ無人化）
「月に4回例会があるので、月間で約20時間の削減になりました。その時間を、会員とのコミュニケーションに使えるようになったのが一番嬉しいです」
食材管理の担当者の声
「事前の回答率が上がったおかげで、無駄な発注がなくなりました」
以前は「念のため120人分」と多めに注文していましたが、今は「95名参加予定なら100人分」と適正量で発注できています。
「年間で計算すると、食材コストが15%削減できました。しかも、廃棄する罪悪感もなくなって、気持ちも楽になりました」
会員様の声
「スマホでポチッと押すだけだから、忘れずに回答できるようになった」
「自分の出席率が見られるのが面白い。『今年は目標90%！』なんて、ちょっとしたゲーム感覚ですよ」
「当日の受付がスムーズで、開始時刻がきっちり守られるようになった。これ、地味に嬉しいです」
数字で見る導入効果
導入までの流れ（約1〜2ヶ月）
「システム導入って、大変そう…」
そんな不安をお持ちの方も多いと思います。でも、ご安心ください。私たちが丁寧にサポートいたします。
Step 1：まずはお話を聞かせてください（1〜2週間）
現在の運用方法や課題を詳しくヒアリング。会員データの整理もこの段階で行います。
「こんなことできる？」「予算はどれくらい？」など、どんな質問にもお答えします。
Step 2：システムの設定（1〜2週間）
会員情報や例会情報をシステムに登録。顔写真の登録もこのタイミングで行います。
Step 3：テスト運用（2〜3週間）
本番前に、実際の例会で何度か試運転。操作方法の確認や、改善点の洗い出しを行います。
「ここがちょっと分かりにくい」といったフィードバックをいただき、その場で改善します。
Step 4：会員への説明（1週間）
使い方を分かりやすく説明した資料を配布。希望があれば、説明会も開催します。
Step 5：本格スタート
ここからは、私たちのサポートチームが常にバックアップ。困ったことがあれば、いつでもお問い合わせください。
まとめ：あなたの団体でも、こんな変化が起こせます
今回ご紹介した導入事例、いかがでしたでしょうか？
この団体様と同じように、「出欠管理に時間がかかりすぎている」「食材の無駄が多い」「もっと効率的に運営したい」と感じている団体は多いはずです。
今回のプロジェクトで実現できたこと：
月間20時間の事務作業削減（年間で240時間！）
事前回答率が2倍以上に向上
食材コストを15%削減
計算間違いゼロの安定運用
会員・スタッフ双方の満足度向上
「紙とExcel」から「デジタル運用」へ。技術の力で、組織運営はもっと効率的に、もっと快適になります。
こんな団体におすすめです
このシステムは、以下のような団体に特におすすめです。
定期的に例会や集まりを開催している団体
会員数が50名以上の団体
出欠管理に時間がかかっている団体
食事の提供があり、人数把握が重要な団体
出席率の管理・報告が必要な団体
受付の混雑を解消したい団体
商工会議所、青年会議所、ライオンズクラブ、各種協会、同窓会組織など、様々な団体での導入実績があります。
まずは無料相談から始めませんか？
「うちの団体でも導入できるかな？」
「予算はどれくらいかかるの？」
「他にどんな機能があるの？」
どんな質問でも構いません。まずはお気軽にコチラからご相談ください。
無料で提供できること：
現状の課題ヒアリング
最適なシステム構成のご提案
概算お見積もり
デモ画面のご覧（実際の操作感を体験）
導入事例のご紹介
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会社紹介
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